個人情報の取り扱い


株式会社ディア・レスト岩国 個人情報のお取り扱いについて

当社は、利用者様からの介護サービス利用等の申し込み及び、介護サービス提供等を通して利用者様の個人情報を保有しております。この書面はこのたびのお申し込みに伴い入手する個人情報の保護とお取り扱いにつきまして、個人情報保護法の規定に従い説明するものです。

1. 個人情報に対する当社の基本的姿勢

当社は、個人情報保護法の趣旨を尊重し、利用者様の個人情報を厳重に管理し、これを担保するために「個人情報保護方針」「個人情報保護取扱い規則」を定め実行してまいります。

2. 当社が保有する利用者様の個人情報

(1)利用申し込み時、利用及び入居契約時(介護保険事業)に入手する個人情報
No. 書類名 内容等
1 利用(入居)申込書 住所、氏名、生年月日、性別、年齢、電話番号、勤務先住所・電話番号、世帯主(家族様)の連絡先氏名・住所・続柄、身元引受人氏名・生年月日・性別・住所・電話番号、勤務先住所・電話番号
2 フェースシート アセスメントシート 識別記号・番号、保険者番号、保険者、有効期限、氏名、 生年月日、性別、資格取得年月日、交付年月日、世帯主氏名・住所
3 契約書(同意書含む) 氏名、住所、電話番号、世帯主(家族様)の連絡先氏名・ 住所・続柄、身元引受人氏名・住所・電話番号等
4 各種保険証及び手帳 ・ 介護保険被保険者証 ・ 健康保険被保険者証 ・ 老人医療受給者証 ・ 重度障害者医療費受給者証 ・ 被爆者健康手帳 ・ 障害者手帳 (身体・知的・精神) 識別記号・番号、保険者番号、保険者、有効期限、氏名 生年月日、性別、資格取得年月日、交付年月日、世帯主氏名・住所
5 介護保険負担限度額認定証等 被保険者番号、住所、氏名、生年月日、適用年月日、有効期限、減額認定事項等
(2)サービス提供中(介護保険事業)に入手する個人情報
No. 書類名 内容等
1 介護記録 ・ 個別ケース記録 ・ 食事・水分チェック表 ・ 排泄チェック表 ・ 排便記録 ・ 入浴実施チェック表 ・ 介護日誌 ・ 申し送りノート ・ インシデント・アクシデント報告書 氏名、性別、年齢、生年月日、介護内容、利用者様の状況等
2 看護記録 ・個別カルテ 氏名、性別、年齢、生年月日、服薬内容、利用者様の症状等
3 ケアプラン関係資料 ・ アセスメントシート ・ ケアプラン ・ 経過表 ・ モニタリングシート ・ 介護計画書 ・ 週間サービス計画表 ・ サービス担当者会議 (ケース会議)議事録 ・ ケアカンファレンス議事録 氏名、性別、年齢、生年月日、介護内容、利用者様の状況等
4 介護予防記録 氏名、性別、年齢、生年月日、介護内容、利用者様の状況、口腔ケア・下肢筋力・閉じこもり・栄養改善等
5 食事箋 氏名、性別、年齢、生年月日、ID番号、利用者様の状況等

3. 利用者様の個人情報の開示・利用・提供

(1)『介護等の目的のための開示・利用・提供』 介護行為等を通して蓄積された個人情報は、診療等のため必要に応じて以下のために利用されます
No. 利用目的 提供先 利用する個人情報
1 診察券、予約券作成のため 受付(医事)、外来等 氏名、ID番号
2 施設内において介護方法、リハビリテーション方法を検討し、適切な判断をし、これらの計画を立てるため 診療・看護・リハビリテーションの関係者 護記録、リハビリテーション記録のうち必要なもの
3 第三者の評価・意見を求めるため 他の評価機関等 同上
4 利用者様が他の医療機関を利用されるための情報提供 他の医療機関等(医師) 診療録、看護記録、検査記録、リハビリテーション記録、処方箋、指示箋、X線・CT等のフィルム類、写真、診療情報提供書、紹介状等のうち必要なもの
5 利用者様が他の介護サービスを利用される場合の情報提供 他の事業者 介護記録、リハビリテーション記録、担当者会議録等
6 検査を行うため 検査委託先 検査箋、検体
7 名札を作成するため 介護事故を防止するために居室等に氏名を表示します。 氏名
8 食札を作成するため 食事の誤配防止のため配膳盆に食札を入れて各々の利用者様に提供。 食種名、氏名
9 診療に必要且つ適切な内容の食事を提供するため 食委託先 食事箋等
(2)『介護目的以外での開示・利用・提供』 利用者様の個人情報は、利用者様の介護等以外に介護給付・予防給付費請求、介護方法、教育、行政機関からの要請に応じる等のため必要に応じて以下のように利用(提供)されます。
No. 利用目的 提供先 利用する個人情報
1 介護給付・予防給付費請求のため 審査支払機関、保険者等 レセプト情報(氏名、生年月日、病名、被保険者番号、請求内容、請求内訳、請求金額等)
2 他の医療機関等で診療を受けている利用様の診療のため 他の医療機関等への提供 利用者様が現に受診している他の医療機関等から要請があった場合、診療録等を開示することがあります。
3 介護研究、学術研究のための提供、共同利用 他の医療機関、研究機関等 学会、出版機関 匿名化等をして個人が特定されないようにします。十分な匿名化等が困難な場合は個別に事前同意を取得します。
4 関係行政機関等の要請による照会・届出・調査・検査・実施指導のため 厚生労働者、都道府県、市区町村、審査支払機関、裁判所、警察、広島県国民健康保険団体連合会等 関係行政機関等からの法令に基づく要請、当院が必要な届出等のために、介護録等を開示することがあります。
5 外部監査を受けるため 会計監査法人等 外部評価機関から監査の必要性から要請があった場合、介護録等を開示することがあります。
6 事件捜査、裁判等のため 警察、裁判所、弁護士会等 情報が限定され、かつ当社が合理性を認めた場合、照会してきた機関に介護録等を開示することがあります。
7 事故報告のため 内部委員会、都道府県、市区町村等 氏名、事故内容等
8 保険会社からの照会に応じるため 生命保険会社、損害保険会社等 個別に事前同意を取得します。
9 ご家族等へ通知するため 利用者様の配偶者・両親・子供、身元引受人・保証人および利用者様が特に指定された方 状況、経過等の介護情報、支払情報を開示することがあります。
10 実習生の教育のため 当社が受け入れた入社予定等の研修生・実習生 実習目的に応じて介護記録、リハビリテーション記録、介護計画書録、相談記録を開示することがあります。
11 賠償責任保険等に関する専門の団体、保険会社等への相談又は届出等 保険会社等 介護記録等
12 介護サービスや業務の維持・改善のための基礎資料 社内関係者 基礎資料作成のための個人情報
13 連絡が必要になったとき 利用者様、ご家族等 郵便番号、住所、氏名、電話番号
1. 上記のうち3及び4の利用(提供)にあたっては、住所・氏名の匿名化等できる限り個人が特定できないように配慮いたします。 2. 上記のうち9から10の利用は利用者様のお申し出がありました場合は利用を停止します。 3. 上記のうち承諾が必要な事項のうち、利用者様が意思決定能力・判断能力を有しないと当社が判断した場合は身元引受人・法定代理人に対して承諾を求めます。 4. 当社は、届け出のあったご家族等を除き、利用者様以外には介護状況を開示いたしません。身元引受人様については請求状況、支払状況を開示いたします。但し、利用者様の正しい氏名の告知があった場合、入居の有無と居室は開示いたします。

4. 利用者様の権利

利用者様は以下の権利を有します。
(1) 当社の介護職員等が作成した物理的な介護記録等(用紙)は当社の所有ですが、そこに記述されている情報は利用者様のものです。
(2) 利用者様は、個人情報の開示・利用・提供について制限を求めることができます。
(3) 利用者様は、当社が保有している個人情報について訂正・追加・削除、消去、利用停止、第三者への提供の停止を求めることができます。当社が負っている法的義務履行のために応じられない場合もありますので、下記6.お問い合わせ先までご連絡ください。

5. 介護記録等の開示

利用者様は、ご本人の介護記録等への記載内容の開示等を求めることができます。介護記録等の開示のお申し出があった場合、ただちに担当責任者と開示の可否について協議しその結果を通知します。当社が有する利用者様の個人情報は極めて高度なプライバシー情報のため、合意した日時にご来設いただき担当責任者等が説明いたします。1頁当たり20円の手数料をお支払いいただくことによりコピーも入手できます。本人であることを証明できる資料(運転免許証、保険証等)をお持ちください。

6. お問い合わせ先

開示請求、苦情・訂正・利用停止等の申し出は以下にお願いします。
個人情報相談窓口責任者 / 施設長 中村 和義
苦情・相談窓口 / 事務所に苦情・相談窓口を設置しています。
TEL 0827-34-2500  FAX 0827-34-2501
E-MALL knakamura@www.dearrest-iw.net

7. 当社の義務

当社が有する個人情報は極めて高度なプライバシー情報のため、当社は以下の義務を負います。
(1) 利用者様の事前の承諾なしに、利用者様の個人情報を本規定及び法令に定める以外に利用、開示、提供しません。
(2) 利用者様の診療終了後、サービス提供終了後も個人情報を厳重に管理します。
(3) 当社の従業員に対して個人情報保護のための教育を定期的に行います。
(4) 利用者様の個人情報を保護するために、セキュリティ対策を講じます。
(5) 利用者様の個人情報処理を外部に委託するときは、必要な契約を締結し、適切な管理・監督を行います。
(6) 利用者様の個人情報を破棄するときは、溶解・焼却等の方法により安全かつ完全に削除・消去いたします。

8. 外部委託

当社は利用者様の介護サービス提供等のために一部の業務を下記の外部専門会社に委託しておりますが、それぞれの会社と守秘契約を締結しています。
給食業務 株式会社 ナリコマエンタープライズ(茨木市五日市1-7-27)
清掃業務 株式会社 三宅商事(山口市旭通り2-1-34)
廃棄物処理 有限会社 毎日清掃舎(岩国市多田402-1)


個人情報保護方針について

当社は、保有する利用者様及び関係者の個人情報について、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ自主的なルールと体制を確立し、以下の個人情報保護方針を定め、これを実行し維持することに努めます。

1. 利用者様及び関係者から個人情報を収集させていただくにあたり、適法かつ公正な手段によって行います。また、収集目的、当社の問合せ窓口等の必要事項を明示したうえで、必要な範囲の個人情報を収集させていただきます。

2. 個人情報の利用は、収集目的の範囲内で業務の権限を与えられた職員のみが必要な限りにおいて行います。

3. 原則として、個人情報を第三者に開示、提供および預託をすることはありません。ただし、診療、サービス提供、診療費・介護給付、予防給付費請求、行政機関等からの要請、医学研究等公共的要請により個人情報を第三者に提供する時は、法令上必要な措置を講じます。    また、個人情報を共同利用や、業務委託のために第三者に預託する場合は、当該第三者について調査を行い、守秘契約等によって業務委託先に個人情報保護を義務付け、その他法令上必要な措置を講じます。

4. 個人情報の紛失、破壊、改ざん、および漏えい等を防止するため、不正アクセス対策、ウイルス対策等の情報セキュリティ対策を行います。

5. この方針を当社の職員、その他関係者に周知徹底させて実行し、改善・維持してまいります。

6. 当社は、利用者様がご自身の個人情報の開示、訂正、利用停止等の権利を有していることを確認し、これらの要求に対してご本人であることを確認させていただいたうえで、法社規定に沿い対応させていただきます。    
また、このための受付窓口を事務所に設置し、公表します。

平成18年4月1日 株式会社M&Cコラボレイション 代表取締役社長 藤川 泰成

別記)当社における個人情報の利用目的

◎ 利用者様への介護の提供
◆当社が行う医療サービス、介護サービス ◆他の医療機関等(病院、診療所、薬局、介護サービス事業者等)との連携 ◆他の医療機関等からの照会への回答 ◆診療等にあたり、外部の医師等の助言・意見を求める場合 ◆検体検査業務の委託、その他の委託 ◆ご家族等への病状その他の説明 ◆その他、利用者様への介護の提供に関する利用 ◆介護体制の変更など利用者様の介護に関するご案内

◎ 介護給付、予防給付費等のための事務 ◆当社が行う審査支払機関への保険請求事務(レセプトの提出、支払機関又は保険者からの照会への回答) ◆公費負担介護に関する行政機関等へのレセプトの提出、照会への回答 ◆その他、公費負担介護に関する介護給付費請求のための利用 ◎ 管理運営業務 ◆会計・経理 ◆入退居等の居室管理 ◆介護事故等の報告 ◆当該利用者様のサービスの向上 ◆その他、当社の管理運営業務に関する利用

◎ 厚生労働省や都道府県など関係行政機関等による法令に基づく照会、届出、調査、検査、実地指導

◎ 賠償責任保険等に関する専門の団体、保険会社等への相談又は届出等

◎ 介護サービスや業務の維持改善のための基礎資料

◎ 当社内部において行われる学生の実習への協力

◎ 介護の質の向上、サービスの向上を目的とした当社内での症例研究やカンファレンス

◎ 住所や氏名の匿名化、顔写真のマスキングを行い、個人が特定できないように配慮した上での学会等への発表

◎ 外部監査機関への情報提供

◎ 当社が発行するお便りや新聞等での利用

付記

1. 上記のうち、他の介護サービス事業者等への情報提供について同意しがたい事項がある場合には、その旨をお申し出ください。
2. お申し出がないものについては、同意していただけたものとして取扱わせていただきます。
3. これらのお申し出は、いつでも撤回・変更をすることが可能です。
お問い合わせ先
開示請求、苦情・訂正・利用停止等の申し出は、以下にお願いします。
個人情報相談窓口責任者 / 施設長 中村 和義
苦情・相談窓口 / 事務所に設置しています。
TEL 0827-34-2500  FAX 0827-34-2501

情報取扱規則について

目的

第1条

この規則は、株式会社M&Cコラボレイションが入手した利用者及びその他関係者の個人情報の取扱いに関する規則であり、職員は、この規則に従って個人情報を取扱うものとする。

定義

第2条

この規則において、「個人情報」とは、「個人ケース記録」をはじめとした諸記録、「介護保険証」や「利用契約書」等、生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるものをいう。

利用目的と範囲

第3条

個人情報は、次の目的に添った範囲内について、業務上必要な範囲に限り利用し、下記の目的以外に利用してはならない。
(1)利用者への介護の提供に必要な利用目的
1. 当社が行う利用者に提供する介護サービス
2. 当社が行う審査支払機関への保険請求事務 レセプトの提出、支払機関又は保険者からの照会への回答)
3. 厚生労働省や都道府県など関係行政機関等による法令に基づく照会、届出、調査、検査、実地指導
4. 当社が行う利用者に係る管理運営業務のうち、「会計、経理」「居室管理」「介護事故の報告」「当該利用者のサービスの向上」等
5. 他の医療機関等(病院、診療所、薬局、介護サービス事業者等)との連携
6. 他の医療機関等からの照会への回答
7. 介護にあたり、外部の医師等の助言・意見を求める場合
8. 検体検査業務の委託
9. 入院時食事療養の提供業務の委託
10. 家族等への病状説明
11. 介護体制の変更など利用者の介護に関する案内
12. 賠償責任保険等に関する専門の団体、保険会社等への相談又は届出等

(2)上記以外であっても介護事業所として必要な利用目的
1. 当社が行う管理運営業務のうち「介護サービスや業務の維持改善のための基礎資料」「当社内部において行われる学生の実習への協力」 「当社内部において行われる研究」
2. 住所や氏名の匿名化、顔写真のマスキングを行い、個人が特定できないように配慮した上での学会等への発表
3. 介護事業所の管理運営業務のうち、「外部監査機関への情報提供」
(2) 上記の利用目的については、利用者から特に申し出がない場合は、上記の利用目的について同意が得られたものとして扱うことが出来る。
(3) 但し、利用者から「同意しがたいものがある」「個人情報の利用にあたってあらかじめ個別に同意を求めてほしい」などの要望があった場合は、その要望に基づいて、個人情報を取扱うこととする。
(4) そうした申し出があった後に、当該利用者から同意や留保の変更について申出があれば、申し出に沿って変更を行う。

安全措置

第4条

個人情報保護にかわる組織的対応について
(1) 個人情報保護推進委員会を設置し、個人情報の保護の推進を図る。
1. 個人情報保護推進委員会は、介護部門、看護部門、事務部門、居宅介護支援事業所から委員を構成し、年1回以上会議を開催し、「個人情報取扱い規則」や「個人情報保護の基本方針」の社内での遂行状況及び見直し、「個人情報保護に関する教育研修」の実施等を行う。
2. 個人情報保護推進委員会の委員長は施設長がつとめ、個人情報管理者を兼ねる。
(2) 課長を苦情・相談窓口の責任者とし、各部門に相談窓口を設置する。また、苦情等があった場合は、施設長に報告し対応を図る。

第5条

雇用契約や就業規則において、就業中はもとより離職後も含めた守秘義務を課す。

第6条

全ての居室について、室内に職員がいない場合は必ず鍵をかけるなど、盗難等の予防策を講じる。また、パソコンやデジタルデータの保管管理に注意する。

第7条

個人データが消失しないよう留意するとともに、本人の照会に対応できるよう検索可能な状態で保存する。

第8条

不要となった個人データの廃棄、消去にあたっては、焼却や溶解など復元不可能な形にして廃棄する。

職員教育

第9条

個人情報に関する研修を適時行うとともに、全職員に「個人情報取扱い規則」や「個人情報保護の基本方針」を配布し周知を図る。

第10条

1.業務委託を行う場合は、委託契約において当社が定める安全管理措置の内容を契約に盛り込み、委託先の義務とする。
2. 委託先が再委託を行っている場合は、再委託先の業者が個人情報を適切に取扱っていることが確認できるよう契約において配慮する。
3. 契約に盛り込んだ安全管理措置が適切に行われていることを定期的に確認する。

個人ケース記録等の開示等の取扱い

第11条

個人ケース記録等の開示請求が利用者本人又は代理人(死亡患者の家族及びその代理人を含む)からあった場合は、下記の手続きを経て開示する。
1. 個人情報開示請求の窓口及び苦情・相談窓口を施設内(事業所)掲示で案内をする。
2. 本人又は代理人であることが証明できるものを添えて、文書により開示する資料を特定して行っていただく。本人又は代理人でない場合は、原則として開示しない。
3. 開示することで次のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しない。
ア)本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
イ) 事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
ウ)他の法令に違反することとなる場合
4. 開示にあたっては、必要に応じ職員が説明を行うこととする。コピーを取る場合は1枚につき20円の手数料を徴収する。
5. 電話での問い合わせには答えない。

第三者提供の取扱い

第12条

1.利用者本人以外に情報を提供する場合は、あらかじめ利用者本人の同意を得 ることを原則とする。 但し、本規則第3条に定め施設内(事業所内)掲示をし、利用者から特段の申し出がない範囲については、改めて利用者の同意を得ずに、情報開示を行うことができる。
2. 施設内(事業所内)掲示で示していない範囲について公的機関から情報開示の要求があった場合は、「身分証明書」の提示と、「開示要求を求める文書」の提出を求め、情報提供の可否については、個人情報保護推進委員長が判断する。

第13条

本規則の改廃は、当社社長が行う。
付則 本規則は、平成18年4月1日より効力を有する。